Eliminación de datos

1. Cómo solicitar la eliminación

Escribe a contacto@otopu.com.

Asunto recomendado: Solicitud de eliminación de datos.

Para ayudarnos a localizar la información, indica:

• Tu nombre y un medio de contacto para responderte.
• Qué datos quieres eliminar.
• Una referencia que permita localizarlos, como el correo electrónico o teléfono utilizado en la conversación, la cuenta asociada o el nombre de la empresa con la que contactaste.
• Si actúas en representación de otra persona o empresa.

Facilita únicamente la información necesaria para identificar la solicitud. No necesitamos contraseñas, claves de acceso ni el contenido completo de tus conversaciones.

El trámite es gratuito.

2. Verificación y tramitación

Comprobamos la identidad o representación de forma proporcionada para evitar eliminaciones solicitadas por personas no autorizadas.

No es necesario adjuntar una copia del DNI al enviar la solicitud. Ante dudas razonables sobre la identidad, solicitamos únicamente la información adicional necesaria para comprobarla. Información de la AEPD sobre identificación.

Otopu tramita directamente las solicitudes relativas a los datos que trata como responsable, como los contactos comerciales y la gestión de su relación con los clientes.

Cuando la solicitud afecta a conversaciones o información gestionadas por cuenta de una empresa cliente, coordinamos su atención con esa empresa y colaboramos en la ejecución de la supresión. También puedes dirigirte directamente a la empresa con la que mantuviste la conversación.

3. Alcance de la eliminación

La supresión comprende los datos personales afectados por la solicitud en los sistemas gestionados por Otopu, incluidos los datos identificativos y de contacto, los mensajes, los archivos adjuntos y la información vinculada que corresponda eliminar.

La eliminación de una conversación, la supresión de datos personales y la cancelación de una cuenta o del servicio son actuaciones distintas. En la tramitación concretamos el alcance solicitado para evitar eliminar información ajena a la petición.

4. Plazos y confirmación

Cuando Otopu actúa como responsable, informa de las actuaciones realizadas en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud. La ampliación de hasta dos meses adicionales se aplica únicamente cuando resulta necesaria por la complejidad o el número de solicitudes; comunicamos sus motivos dentro del primer mes. Información de la AEPD sobre los plazos de respuesta.

La eliminación de los datos gestionados por Otopu sigue estos plazos:

• Datos activos: la supresión se inicia sin demora y se completa en un máximo de 30 días desde que corresponde atender una solicitud válida, finaliza el servicio o los datos dejan de ser necesarios.
• Copias de seguridad: las copias residuales desaparecen por rotación en un máximo de 30 días adicionales desde el borrado de los datos activos. Ambos plazos suman un máximo de 60 días, salvo la conservación justificada del apartado siguiente.

Estos máximos no retrasan una eliminación exigible antes por una obligación legal o por las condiciones de los canales conectados. Una ampliación del plazo de respuesta no amplía automáticamente los plazos de eliminación.

Las copias residuales quedan restringidas a recuperación. Antes de reanudar el uso de una copia restaurada, reaplicamos las supresiones correspondientes.

Al comunicar el resultado, distinguimos los datos eliminados, las copias residuales pendientes de rotación y la información cuya conservación está justificada.

5. Información que debe conservarse

Conservamos exclusivamente los datos necesarios para cumplir obligaciones legales o formular, ejercer o defender reclamaciones, durante los plazos aplicables y con las restricciones de acceso y el bloqueo legal que correspondan.

Informamos del motivo de esa conservación y de su plazo o criterio de duración. Estos datos no se utilizan para continuar la actividad ordinaria del servicio y se eliminan al finalizar la necesidad que justifica conservarlos.

6. Finalización del servicio de una empresa

En las bajas programadas, Otopu facilita una exportación segura de los datos antes de la fecha efectiva de finalización. La devolución no retrasa una supresión exigible antes.

Al finalizar el servicio, detenemos la inteligencia artificial, las automatizaciones y las conexiones correspondientes para evitar nuevas entradas y salidas de datos de la empresa cliente.

7. Canales conectados y proveedores

La eliminación en Otopu no borra automáticamente las copias de los mensajes conservadas por otros participantes o en las cuentas originales de los canales conectados. Esas copias se gestionan con la entidad o el servicio que las conserva.

Otopu coordina las actuaciones de eliminación que corresponden a sus proveedores encargados del tratamiento y comunica la supresión a los destinatarios en los términos exigidos por la normativa.

La información sobre proveedores, incluidos los de inteligencia artificial, y sus reglas de conservación se recoge en la Política de privacidad.

8. Contacto y reclamaciones

Para presentar una solicitud o consultar su estado, escribe a contacto@otopu.com.

Cuando una solicitud no se atienda total o parcialmente, informamos de los motivos y de las vías de reclamación.

Si consideras que el tratamiento de tus datos vulnera tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.