Política de privacidad

1. Responsable y contacto

ALIANZA OTOPU, S.L., con domicilio en Plaza Xúquer, 4, puerta 2, bajo, 46021 Valencia, España, es responsable de los tratamientos necesarios para gestionar sus contactos comerciales y su relación con clientes y usuarios.

Para consultas sobre privacidad o para ejercer tus derechos, puedes escribir a contacto@otopu.com. Los datos identificativos de la sociedad están disponibles en el Aviso legal.

2. Ámbito de esta política

Esta política cubre la web y la plataforma Otopu: la navegación, las solicitudes comerciales, la gestión de cuentas y la prestación del servicio a empresas y profesionales clientes.

Otopu actúa como responsable de sus tratamientos propios, como contactos comerciales, gestión de usuarios, facturación y seguridad. Cuando trata conversaciones y otros datos por cuenta de una empresa cliente, actúa como encargado del tratamiento y sigue sus instrucciones. La empresa cliente determina las finalidades de ese tratamiento y la información que corresponde facilitar a sus interlocutores.

3. Datos tratados y procedencia

Solicitudes comerciales. Nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa o centro, número aproximado de usuarios y contenido de la consulta. También se recoge el tipo de solicitud, el plan seleccionado, el origen del contacto y los parámetros de campaña incluidos en el enlace utilizado.

El formulario requiere nombre, correo electrónico y teléfono para tramitar el envío. Los demás datos se facilitan según la solicitud realizada. También puedes contactar directamente por correo electrónico.

Cuentas y relación con clientes. Datos identificativos y profesionales, información de acceso, roles y permisos, actividad necesaria para gestionar el servicio y datos contractuales y de facturación.

Conversaciones y funciones de la plataforma. Otopu trata datos de identificación y contacto, el contenido de las conversaciones, archivos y la información asociada a las funciones utilizadas por cada empresa cliente.

Según las funciones utilizadas, esta información comprende mensajes y archivos, notas, datos de citas, identificadores de los canales y registros de actividad.

La naturaleza de los datos depende del contenido de las comunicaciones y de la actividad de la empresa. En actividades como la sanitaria, las conversaciones pueden incluir categorías especiales de datos, como información de salud.

Estos datos proceden de la empresa cliente, sus usuarios y las personas que se comunican con ella mediante los canales conectados.

Navegación y seguridad. Datos técnicos de conexión y uso del servicio, registros de seguridad y datos de navegación relacionados con la analítica autorizada.

4. Finalidades y bases jurídicas

Solicitudes de información, demostraciones, pruebas y propuestas

Si solicitas contratar Otopu en tu propio nombre, también como autónomo o profesional, tratamos tus datos para atender tu solicitud y preparar la contratación. La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado.

Si contactas en representación de una empresa, tratamos tus datos de contacto profesional para atender la solicitud y gestionar la relación con esa empresa. La base jurídica es el interés legítimo en mantener esa relación profesional.

Gestión de clientes, cuentas y prestación del servicio

Ejecución del contrato cuando el interesado es parte de él e interés legítimo en gestionar los accesos y la relación con los interlocutores profesionales de la empresa cliente.

Facturación, contabilidad y requerimientos de autoridades

Cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

Seguridad, prevención de usos fraudulentos y gestión de incidencias

Interés legítimo en proteger los datos y mantener la seguridad y el funcionamiento de Otopu.

Procedencia de las solicitudes comerciales

Interés legítimo en evaluar las acciones comerciales y conocer el origen de los contactos.

Analítica opcional de la web

Consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento.

El envío de una solicitud comercial no supone por sí mismo una autorización para recibir campañas publicitarias.

En los tratamientos realizados por cuenta de una empresa cliente, esta determina la base jurídica y las condiciones aplicables, incluidas las relativas a categorías especiales de datos. Otopu presta el servicio conforme a sus instrucciones y al acuerdo de encargo de tratamiento aplicable.

5. Uso de inteligencia artificial

Otopu integra las API de OpenAI y Anthropic para asistir en la gestión de conversaciones y ejecutar las funciones habilitadas en el servicio. El proveedor configurado procesa los mensajes y el contexto remitido al asistente para generar respuestas.

Los servicios de inteligencia artificial están sujetos a las condiciones de tratamiento y conservación del proveedor que interviene en el servicio. Su intervención se describe junto con los demás proveedores y las transferencias internacionales.

6. Proveedores y destinatarios

Para prestar el servicio intervienen proveedores de:

• Alojamiento e infraestructura, para mantener la web y la plataforma.
• Correo electrónico, incluido Hostinger, para recibir solicitudes y gestionar comunicaciones.
• Inteligencia artificial, mediante las integraciones con OpenAI y Anthropic y según el proveedor configurado para el servicio.
• Mensajería y conexión de canales, incluidas las plataformas de Meta y los servicios de conexión utilizados por cada empresa cliente.
• Analítica, mediante Google Analytics y Google Tag Manager cuando se autoriza su utilización.

Cada proveedor interviene de acuerdo con la función que desempeña y las condiciones aplicables al servicio. También se comunican datos a autoridades y organismos competentes cuando existe una obligación legal.

7. Alojamiento y transferencias internacionales

La web y la plataforma Otopu se alojan en infraestructura de Hetzner situada en Núremberg, Alemania. Los archivos adjuntos y las copias de seguridad de la plataforma se almacenan en infraestructura de Hetzner.

Hostinger gestiona el correo electrónico de Otopu. Los datos de los buzones y sus copias de seguridad se almacenan en centros de datos de Francia y Alemania, conforme a la información de ubicación de Hostinger Mail.

Las conversaciones de los canales conectados se intercambian directamente entre las plataformas de Meta y el servidor de Otopu.

Para generar respuestas mediante inteligencia artificial, Otopu remite los mensajes y el contexto al proveedor configurado. OpenAI utiliza infraestructura internacional que incluye centros de tratamiento en Estados Unidos y otros países publicados en su relación de subencargados. Anthropic almacena datos en Estados Unidos y distribuye su procesamiento entre distintas regiones, como describe en su información de infraestructura.

Google Analytics 4 procesa los datos de navegación autorizados mediante su infraestructura internacional, que incluye ubicaciones fuera del Espacio Económico Europeo. Google describe sus transferencias a Estados Unidos y las garantías utilizadas en su información sobre transferencias internacionales.

Los acuerdos de protección de datos de OpenAI y Anthropic establecen garantías para las transferencias internacionales, incluidas las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Google y los servicios de WhatsApp de Meta utilizan el Marco de Privacidad de Datos UE–Estados Unidos para las transferencias cubiertas por este mecanismo, conforme a las condiciones de Google y WhatsApp Business.

Puedes solicitar información adicional y una copia de las garantías aplicables escribiendo a contacto@otopu.com.

8. Conservación de los datos

Solicitudes comerciales. Las solicitudes que no terminen en contratación se conservan durante 12 meses desde el último contacto y se eliminan al vencer ese plazo. Las revisiones periódicas sirven para ejecutar la eliminación y no amplían la conservación. Se exceptúan los datos necesarios para cumplir obligaciones legales o atender reclamaciones, cuyo acceso queda restringido.

Relación contractual. Los datos necesarios para gestionar el servicio se conservan durante la relación contractual. Posteriormente se mantienen los necesarios durante los plazos aplicables a obligaciones legales y responsabilidades.

Datos de las empresas clientes. Durante la prestación del servicio se conservan los datos necesarios según las instrucciones y los plazos acordados con cada empresa. Esta determina las obligaciones de conservación que corresponden a su actividad.

Registros técnicos y analítica. Su conservación responde a las necesidades de seguridad, investigación de incidencias y medición autorizada. Los plazos relacionados con cookies y analítica se detallan en la Política de cookies.

Proveedores de IA. Cada proveedor de inteligencia artificial aplica las reglas de conservación y las excepciones que se describen a continuación. Estos plazos corresponden a los sistemas del proveedor y se distinguen de los plazos de eliminación de los sistemas gestionados por Otopu.

• OpenAI establece por defecto hasta 30 días para los registros de supervisión de abusos, que pueden contener mensajes y respuestas. Contempla excepciones por obligaciones legales o necesidades de seguridad. La conservación asociada a funciones concretas depende de su configuración y condiciones. Consulta la información de OpenAI sobre tratamiento y conservación.
• Anthropic establece como regla general la eliminación de entradas y salidas de su API en un plazo de 30 días, con excepciones por funciones con conservación propia, acuerdos específicos, seguridad, cumplimiento de sus condiciones y obligaciones legales. Consulta la información de Anthropic sobre conservación.

9. Devolución y eliminación de datos

En las bajas programadas, Otopu facilita una exportación segura de los datos de la empresa cliente antes de la fecha efectiva de finalización del servicio. La devolución no retrasa una supresión que deba realizarse antes.

Al finalizar el servicio, Otopu detiene la inteligencia artificial, las automatizaciones y las conexiones correspondientes para evitar nuevas entradas y salidas de datos de la empresa cliente.

La supresión de los datos activos gestionados por Otopu se inicia sin demora cuando dejan de ser necesarios, finaliza el servicio o corresponde atender una instrucción o solicitud válida de eliminación. Se completa en un máximo de 30 días desde ese momento, con ejecución anterior cuando resulte exigible.

Las copias residuales desaparecen por rotación en un máximo de 30 días adicionales desde el borrado de los datos activos. Su acceso queda restringido a recuperación y las supresiones se reaplican antes de reanudar el uso de una copia restaurada. Ambos plazos suman un máximo de 60 días, salvo conservación legal concreta y justificada, limitada a su finalidad y con acceso restringido.

Estos máximos operativos no permiten retrasar una supresión que deba realizarse antes por una obligación legal o por las condiciones aplicables a los canales conectados. Esto se aplica tanto a los datos activos como a las copias residuales.

Las solicitudes se reciben en contacto@otopu.com. Otopu comprueba la identidad o representación de forma proporcionada, coordina la solicitud con la empresa responsable cuando corresponde y confirma el resultado de la tramitación.

10. Derechos

Puedes solicitar el acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad de tus datos, cuando correspondan, escribiendo a contacto@otopu.com.

Puedes oponerte a los tratamientos basados en interés legítimo por motivos relacionados con tu situación particular y retirar el consentimiento otorgado, sin que ello afecte al tratamiento realizado previamente de forma lícita.

Cuando Otopu actúa como responsable, informa de las actuaciones realizadas en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, con las prórrogas legalmente previstas cuando correspondan. En solicitudes relativas a datos tratados por cuenta de una empresa cliente, Otopu colabora con ella para tramitarlas.

Si consideras que el tratamiento vulnera tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

11. Cookies y seguridad

La información sobre cookies, almacenamiento local, analítica y gestión de preferencias se encuentra en la Política de cookies.

Otopu aplica medidas técnicas y organizativas dirigidas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y a limitar su acceso a las personas autorizadas.

Las posibles vulnerabilidades o incidencias de seguridad se comunican a contacto@otopu.com.

12. Actualizaciones

Publicamos la versión actualizada de esta política en esta página, indicando la fecha de su última actualización.

Comunicamos por correo electrónico a los usuarios registrados los cambios que afecten al tratamiento de sus datos.

Cuando un cambio requiera un nuevo consentimiento, lo solicitamos antes de iniciar el tratamiento.